Lo que callamos los…meeting planners

Los meeting planners son conocidos por resolvernos todo a la hora de hacer una travesía, antes, en la planeación de la misma; durante, si hay algún inconveniente, e incluso después, si surgió algún imprevisto que tuvo que solucionarse al regresar a casa.

Los viajeros solemos ver a esos seres como “salvadores de vidas”; todos quienes hemos tenido un percance durante un viaje, por mínimo que sea, y hemos sido arropados por estos personajes del mundo del turismo, sabemos que no exageramos.

Pero pocas veces valoramos su labor y ni hablar de ponernos a pensar en todo lo que deben sortear para que la pasemos increíble de principio a fin.

Por ello, y como una especie de homenaje a los meeting planners, me acerqué a algunos para saber algunas de las anécdotas que han tenido que sobrepasar en su trabajo diario, dejando en alto su labor. ¡No imaginas las anécdotas que hay detrás de cada uno!

Falta de compañerismo

Algo muy común en su gremio es que los demás eslabones dentro de la cadena del mundo turístico carecen de compañerismo y ética profesional. Así lo cuenta Andrea García, de Sales Specially Events, quien comparte que en muchas ocasiones los mismos proveedores, como hoteleros o prestadores de servicios turísticos, se aprovechan para evitar pagar la comisión que corresponde a los meeting planners.

“Recientemente trabajamos un evento con unos turistas extranjeros, quienes nos avisaron que estaban en México y querían visitar los hoteles que les habíamos propuesto. Nos dedicamos a organizar lo que pedían en poco tiempo y pudieran realizar el recorrido deseado. Lograron visitar las propiedades y con base en esa visita de inspección seleccionaron la sede para su evento, pero al firmar el contrato, el cliente les comentó que, al ser extranjeros, deseaban que les aplicaran la tasa cero, por lo que pagaron directamente al hotel”.

Andrea comenta que ese no era problema porque es algo que se hace con frecuencia; sin embargo, el personal del hotel, al saber que el cliente pagaba directo, le comentó a Andrea que entonces no aplicarían la comisión que les correspondía como meeting planners, aun cuando ellos recomendaron y llevaron al cliente al hotel. “Al final, nos importa que el evento salga bien”, me dijo Andrea, no sin un dejo de desilusión.

Ante estos casos no queda más que hacer que no volver a recomendar el hotel ni a trabajar con ellos “y también corremos la voz con los colegas meeting planners sobre las propiedades que han tenido este tipo de comportamientos. “No es justo que nosotros hacemos toda la labor con el cliente: los recomendamos, estamos ahí todo el tiempo, les ahorramos mucho trabajo y, al final, nos hagan a un lado, pero es más común de lo que se imaginan”, afirma.

Acoso sexual

Este tipo de comportamientos por parte de los viajeros es otro común denominador al que, desafortunadamente, se enfrentan día a día los meeting planners.

A Leonel, de Grupo Idearte, le ha pasado varias veces: “Es muy común que las mujeres sean acosadas por clientes”, señala, pero indica que no es un problema exclusivo de ellas.

Recuerda la vez que llevó a un grupo de 30 niños, acompañados por 10 papás, a disfrutar del partido de eliminación entre México y Canadá, el cual se jugó en Edmonton, durante el Mundial de Futbol de Sudáfrica; casi todos fueron, pero uno de los papás se quedó en el hotel, igual que Leonel, quien tenía trabajo que adelantar.

Leonel cuenta que mientras todos estaban en el partido, el papá que se había quedado en el hotel, tocó a la puerta de la habitación de Leonel “con intenciones obvias”, refiriéndose a una insinuación sexual: “Hay formas de body language que te dicen qué onda”.

“Como meeting planner, independientemente de cuál sea tu preferencia sexual, debes ser profesional”, asegura Leonel, quien lo único que hizo ante aquella situación fue contestarle si había algo en lo que pudiera ayudarle y salió enseguida de la habitación. “El papá entendió perfecto y cambió el chip. Ni me espanté, ni lo juzgué, ni me enojé, ni le reclamé, ni comenté nada. Todos estamos expuestos”, añade.

Leonel afirma que es importante “ser muy responsables como meeting planners. No puedes mezclar tu vida personal con la profesional, porque puede ser contraproducente y es muy fácil pasar esa línea si no tienes el nivel de madurez necesario”.

Viajeros bromistas

Otra meeting planner, que prefirió no dar su nombre ni el de la empresa para la que trabaja, recuerda la vez que viajó con un grupo de matrimonios a Cancún, vía Aeroméxico. Al llegar al mostrador, justo al documentar, al esposo de una de las parejas se le hizo fácil decir que no iba a documentar nada, “ni siquiera explosivos”.

Ante esta respuesta, el personal de la aerolínea le indicó que estaba boletinado y durante las próximas 24 a 48 horas no iba a poder viajar por Aeroméxico.

La esposa pudo viajar sin problema, mientras que la meeting planner, luego de explicar al viajero que eran políticas de la aerolínea y que, a pesar de haber sido broma, tenían que asegurar a los pasajeros, tuvo que resolver el vuelo con un charter de Volaris para poder alcanzar al grupo. Sin embargo, no se salvó de hacer todo el papeleo necesario para salir a tiempo y trasladarse de una terminal aérea a otra.

A Luis, otro meeting planner que también prefirió evitar el nombre de la agencia para la que labora, le pasó algo similar. El pasajero con el que él viajaba, también a Cancún, vía Aeroméxico, contestó que documentaría cocaína.

Luis cuenta que le tuvieron que hacer todo tipo de pruebas para comprobar que sólo había sido una broma que le costó que la aerolínea lo boletinara por año y medio. Su viaje se resolvió con un nuevo boleto de avión, vía Interjet. Luis recuerda que “el señor estaba atacado de risa y tenía dinero, así que realmente no le importó y no pasó nada grave”.

Situaciones difíciles y tristes

Desafortunadamente, no todas las situaciones por las que pasan los meeting planners se resuelven comprando un boleto de avión en otra aerolínea. Otra compañera me comparte una de las anécdotas más difíciles y tristes que ha pasado como profesionista de viajes.

Le sucedió con un grupo de parejas que viajaba a Puerto Vallarta, una de las cuales era originaria de Acapulco. De regreso del viaje, en el vuelo Vallarta-CDMX, el caballero de la pareja que vivía en Acapulco comenzó a sentirse mal, pero logró llegar a la capital de México sin más inconveniente e incluso pudo abordar su siguiente vuelo rumbo a casa; fue ahí cuando todo se complicó, pues ya no fue posible que llegara a su destino, ya que sufrió un infarto en pleno vuelo.

La experta en viajes me cuenta que el pasajero venía asegurado y la empresa se hizo responsable de los gastos, “pero como meeting planner me tocó asegurar el equipaje y verificar todo el papeleo y, de ser un viaje agradable, se convirtió en una experiencia desagradable para el familiar, pues no sólo cargó con el dolor de la situación, sino también con todos los requisitos y el equipaje; pero es parte también del protocolo de seguridad de la aerolínea”.

Esto es apenas un poco de todo lo que tienen que sortear los meeting planners para que viajeros como nosotros tengamos una experiencia 100 por ciento placentera, lo que me hace valorar y aplaudir su profesionalismo.

Si bien con internet muchos viajeros han decidido olvidarse de la figura de los meeting planners, lo cierto es que, por fortuna, no ha desaparecido su labor, misma que es digna de reconocer. Y es que las agencias de viajes que se dedican a llevar grupos a los diferentes destinos, no sólo son una fuente más de trabajo, sino que son parte primordial de la cadena del mundo del turismo; expertos en ofrecer su ayuda y hacer que esos viajes que siempre soñamos se conviertan en realidad.